ЭП для электронного документооборота

ЭЦП для электронного документооборота – необходимый инструмент для юридически значимых документов, не имеющих бумажной формы, получаемый с помощью криптографического преобразования. Оформление подписи – право всех российских компаний и ИП, сведения о которых внесены в ЕГРЮЛ. Ее выпуск дает предприятиям возможность оптимизировать внутренние бизнес-процессы, наладить эффективное взаимодействие с контрагентами и государственными структурами (налоговой инспекцией, тендерными комиссиями и т. д.). Центр «Гортест Сибирь» поможет получить ЭП без проблем и проволочек, а затем внедрить ЭДО в организации.

Зачем компании внедряют электронный документооборот?

Возможность использования электронного обмена документами в компании предусмотрена положениями ФЗ-402 от 06.12.11 г., регламентирующего правила ведения бухгалтерского учета. Его внедрение помогает организациям решать следующие насущные вопросы:

• экономия времени – найти нужную информацию в архиве не составляет труда, сотрудникам не нужно просматривать множество бумаг;
• снижение затрат, связанных с распечаткой и архивированием;
• повышение прозрачности взаимодействий между отделами предприятия;
• автоматизация бизнес-процессов;
• обеспечение надежной защиты конфиденциальных данных;
• ускорение работы отдельных сотрудников и фирмы в целом.

Чтобы система ЭДО эффективно работала на предприятии, нужно установить необходимое программное обеспечение, продумать ее возможности и функционал, разграничение прав доступа для персонала. Чтобы не упустить важных деталей, обратитесь в центр «Гортест Сибирь». Мы ответим на все вопросы и поможем внедрить новые алгоритмы в компании «под ключ».

Существует три основных вида ЭПЦ

1

Простая – формируется при помощи кодов и паролей и подтверждает, что документ был завизирован определенным лицом. Ее недостаток заключается в том, что она не гарантирует неизменность содержимого файла после подписания.

2

Усиленная неквалифицированная – формируется в результате криптографического преобразования с использованием ключей ЭП. Она позволяет определить, кто завизировал данные, демонстрирует, вносились ли в них изменения после этого момента. Такая подпись не подлежит удостоверению аккредитованными центрами. Как правило, ее функционала достаточно для организации внутреннего электронного документооборота на предприятии.

3

Усиленная квалифицированная (КЭП) – формируется через уполномоченные центры, аккредитованные Минкомсвязи, обеспечивает максимальную степень защиты документов.

Подробнее о документе

×

Я согласен на обработку персональных данных

Как правило, компании, нацеленные на активное развитие, предпочитают оформлять КЭП, потому что она решает максимальное число задач: позволяет участвовать в тендерах и системах государственных закупок, обмениваться данными с налоговыми службами и контрагентами в дистанционном режиме. Завизированные ей документы по юридической значимости приравниваются к бумажным.

Какая документация потребуется для оформления ЭП?

Чтобы получить электронную подпись, компании заполняют заявку в режиме онлайн. В ней указывается наименование и ИНН организации, контактные данные для связи. К готовой форме прилагается следующий комплект документации:

• свидетельства ИНН и ОГРН организации;
• листы записи ЕГРЮЛ, подтверждающие изменения, происходившие в организации;
• приказ о назначении гендиректора;
• доверенность (если ЭП получает не руководитель, а другой сотрудник фирмы);
• копия паспорта;
• банковские реквизиты заявителя.

Получить подпись вправе любая организация или ИП, зарегистрированная в соответствии с российским законодательством. Если у вас возникнут вопросы и сложности в процессе подготовки документации, эксперты ЦС «Гортест Сибирь» дадут разъяснения и окажут необходимую помощь.

Как оформить ЭП для документооборота?

Чтобы получить ЭП для ЭДО, предприниматели действуют по следующему алгоритму

1. Принимают принципиальное решение о введении ЭДО и определяют, какая подпись необходима.
2. Выбирают удостоверяющий центр для обращения. На этом этапе важно оценить все нюансы: стоимость услуг, гарантии, предоставляемые компанией в случае технических неисправностей, возможность подключения дополнительных функций и т. д.
3. Заполняют заявку на выпуск ЭЦП и предоставляют комплект необходимой документации в соответствии с требованиями.
4. Получают ЭП и приступают к ее практическому использованию в организации.

Самый ответственный этап – испытание электронного документооборота на практике, оптимизация общих принципов и алгоритмов под нужды конкретного бизнеса. Например, для согласования договоров и актов внутри организации всем участникам процесса устанавливается необходимое программное обеспечение, определяются границы их полномочий, назначаются лица, ответственные за загрузку скан-копий в систему, издаются необходимые локальные акты.

Если фирма планирует электронно обмениваться документами (счетами, счетами-фактурами, актами и т. д.) с контрагентами, ей необходимо добавить соответствующие положения в заключаемые с ними договоры. Чтобы не допустить ошибок на этапе внедрения новых алгоритмов, обратитесь в ЦС «Гортест Сибирь». Мы дадим вам все необходимые разъяснения, поможем разобраться в тонкостях законодательного регулирования и обойти «подводные камни».

Почему стоит обратиться именно к нам?

ЦС «Гортест Сибирь» поможет фирмам и ИП оформить ЭП для ЭДО без потерь времени, сил и денежных средств. Мы подскажем, как выбрать вид подписи, подходящий под ее задачи, как получить ее онлайн в короткий срок с минимальными затратами. Наши конкурентные преимущества:

• простой и понятный алгоритм взаимодействия с клиентами;
• прозрачное ценообразование;
• широкий спектр оказываемых услуг;
• бесплатная информационная поддержка на всех этапах сотрудничества;
• помощь персонального специалиста.

Мы ценим время клиентов, а потому предлагаем им возможность дистанционного взаимодействия. Мы анализируем ситуацию каждой компании и определяем, какая схема действий будет оптимальной конкретно для нее. Мы не навязываем ненужные услуги, а совершаем только те шаги, которые необходимы для развития вашего бизнеса.

Вопрос-ответ

Какая электронная подпись нужна для ЭДО?

Для ведения ЭДО предприятия оформляют усиленную квалифицированную ЭП, поскольку она решает максимальное количество задач. КЭП дает возможность:

• участия в конкурсных процедурах закупки (включая гос. закупки);
• обмена документацией с поставщиками и заказчиками в режиме онлайн;
• отправки отчетности в налоговую службу и т. д.

Документы, подписанные КЭП, по юридической значимости приравниваются к бумажным.

Сколько стоит оформление ЭП для документооборота?

Стоимость оформления ЭП зависит от разных факторов:

• вида подписи и области ее применения;
• срочности оформления;
• вида носителя (USB-токена), на котором хранится сертификат ЭП и секретный ключ;
• стоимости лицензии на программное обеспечение для работы с ЭП;
• возможности подключения дополнительных функций и т. д.

Чтобы узнать цену оформления ЭП и выбрать оптимальный тариф, необходимо предоставить специалистам центра «Гортест Сибирь» заявку с заполненными данными.