Электронные журналы ХАССП для общепита

Работа предприятий общественного питания связана с постоянным контролем качества сырья, соблюдением санитарных правил, отслеживанием условий хранения продуктов и выполнением внутренних процедур безопасности. Результаты проверок необходимо фиксировать в специальных журналах. Сегодня организации переходят на цифровой формат учета, который помогает отказаться от большого объема бумажных сведений.

Электронные журналы ХАССП помогают автоматизировать ведение обязательной документации, сократить вероятность ошибок и обеспечить доступ к информации в любое время. Для работы требуется только доступ к сети Интернет и учетная запись пользователя.

Действующие нормы не обязывают использовать исключительно цифровой формат. Компании вправе вести учет как в бумажных вариантах, так и в электронных сервисах. Главное условие — сохранность записей, возможность их проверки и своевременное внесение данных в процессе работы.

Использование цифровых сервисов становится особенно актуальным для кафе, ресторанов, столовых, пекарен, производственных кухонь и других предприятий общепита, где ежедневно выполняется большое количество контрольных мероприятий.

Цифровой формат контроля пищевой безопасности

Электронный журнал ХАССП представляет собой онлайн-инструмент для регистрации сведений, связанных с обеспечением безопасности пищевой продукции. Вместо бумажных листов информация вносится в специальный сервис и хранится в защищенной базе данных.

Такой формат позволяет вести записи по всем контрольным процедурам, предусмотренным программой ХАССП. При необходимости сведения можно быстро найти, выгрузить или предоставить проверяющим органам.

Основой для внедрения системы служат требования технического регламента Евразийского экономического союза ТР ТС 021/2011, который обязывает изготовителей пищевой продукции разрабатывать и поддерживать процедуры, основанные на принципах анализа рисков и критических контрольных точек.

При организации работы также учитывают:

• Санитарные правила СанПиН 2.3/2.4.3590-20;
• правила оказания услуг общественного питания;
• профильные технические регламенты Евразийского экономического союза;
• государственные стандарты в сфере общественного питания;
• требования системы менеджмента безопасности пищевой продукции на основе принципов ХАССП.

Электронное ведение документации не отменяет обязанности соблюдать санитарные нормы, однако значительно упрощает регулирование выполнения установленных процедур.

Какие формы учета чаще всего используют предприятия питания

Комплект документации зависит от ассортимента блюд, особенностей технологического процесса и используемого оборудования. Универсального набора для всех организаций не существует.

Наиболее распространенными являются следующие виды журналов:

• осмотра персонала перед началом смены;
• температуры холодильного оборудования;
• температуры и влажности складских помещений;
• учета использования фритюрного масла;
• контроля готовых блюд;
• регистрации скоропортящейся пищевой продукции;
• санитарной обработки инвентаря;
• производственного контроля;
• мойки и дезинфекции оборудования.

Для отдельных производств могут использоваться дополнительные чек-листы и формы мониторинга, учитывающие специфику работы заведения.

На практике электронные версии документации используют совместно с программой производственного контроля (ППК), которая определяет периодичность проверок и перечень показателей.

Какие правила действуют для заполнения журналов

Любой журнал ХАССП должен отражать реальные результаты контроля. Записи выполняются своевременно, без пропусков и исправлений, способных исказить информацию. При проверках надзорные органы оценивают не только наличие документов, но и полноту внесенных сведений.

В зависимости от вида мониторинга могут фиксироваться:

• дата и время проверки;
• температура хранения продуктов;
• показатели влажности;
• результаты осмотра сотрудников;
• данные о приемке сырья;
• информация о приготовленных блюдах;
• результаты санитарной обработки;
• сведения о корректирующих мероприятиях.

Система ХАССП — совокупность процедур, инструкций, регламентов и контрольных записей. Именно поэтому отсутствие необходимых отметок может рассматриваться как нарушение санитарных требований.

Для каждого предприятия общественного питания перечень формируется индивидуально с учетом ассортимента продукции, используемого оборудования и особенностей технологического процесса.

Почему цифровые сервисы постепенно вытесняют бумажный учет

Многие организации продолжают вести документацию вручную. Однако электронный вариант обладает рядом преимуществ, которые позволяют сократить трудозатраты персонала.

Основные плюсы цифрового формата:

• доступ к данным из любой точки;
• автоматическое сохранение информации;
• отсутствие риска потери документов;
• быстрый поиск нужной информации;
• готовые шаблоны записей;
• автоматическое формирование отчетов;
• возможность управления нескольких объектов одновременно;
• хранение архивных данных без ограничения по объему.

Дополнительным преимуществом становится оперативное обновление форм. При изменении нормативных требований сервис позволяет быстро актуализировать шаблоны без перепечатывания большого количества документов.

При использовании облачных решений информация сохраняется на удаленных серверах, поэтому повреждение компьютера не приводит к потере данных. Онлайн-сервис позволяет получить доступ к журналам с любого устройства. Формы обновляются автоматически при изменении внутренних шаблонов. Архив хранится в облаке, поэтому риск утраты сведений из-за повреждения бумажных носителей отсутствует.

Организация ежедневного мониторинга через онлайн-журналы

Эффективность системы зависит не только от наличия программы ХАССП, но и от регулярности заполнения контрольных форм.

Для удобства работы многие сервисы предусматривают:

• автоматические напоминания;
• чек-листы ежедневных проверок;
• уведомления о пропущенных записях;
• разграничение прав доступа сотрудников;
• выгрузку отчетов;
• формирование архива;
• прикрепление фотографий и документов.

Ответственный специалист вносит сведения непосредственно после выполнения проверки. Такой подход позволяет поддерживать актуальность информации и минимизировать вероятность ошибок.

Как внедряются электронные документы на предприятии

Переход на цифровое ведение документации занимает минимальное время. Современные сервисы не требуют сложной настройки и могут использоваться даже небольшими предприятиями общественного питания.

Процесс включает этапы:

1. Анализ действующей документации.
2. Определение перечня необходимых журналов.
3. Настройку личного кабинета.
4. Формирование шаблонов под особенности предприятия.
5. Назначение ответственных сотрудников.
6. Перенос действующих записей при необходимости.
7. Запуск системы контроля.

После внедрения организация получает единое пространство для хранения всей информации, связанной с безопасностью пищевой продукции.

Дополнительно составляют инструкции, формы производственного контроля, программы ХАССП, технологические сведения и внутренние регламенты.

Что влияет на стоимость внедрения

Цена определяется количеством документации, числом пользователей, необходимостью настройки дополнительных функций, работ.

На итоговую стоимость влияют:

• размер предприятия;
• количество производственных участков;
• ассортимент выпускаемой продукции;
• число сотрудников;
• необходимость оформления документации;
• потребность в обучении персонала.

Центр предоставляет комплексную поддержку предприятиям общественного питания. Дополнительно доступны услуги:

• составление технических условий, стандартов организации, технико-технологических карт, технологических инструкций, ППК;
• внедрение ХАССП;
• оформление сертификата ИСО 22000;
• проведение испытаний на срок годности;
• расчет пищевой и энергетической ценности;
• оформление декларации соответствия на продукцию;
• подготовка экспертных заключений;
•  регистрация товарного знака.

Консультируем бесплатно. Звоните.

Вопрос-ответ

Обязательно ли нанимать отдельного сотрудника для ведения отчетности?

Нет. Для заполнения электронных журналов не требуется отдельная штатная единица. Ведение записей может быть возложено на компетентного специалиста предприятия. На практике такие обязанности часто выполняют технолог, заведующий производством либо иной сотрудник, отвечающий за систему ХАССП и производственный контроль.